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关于工程档案专项验收行政执法检查的情况通报
发布时间: 2017-11-02 信息来源: 市档案局  [内容纠错]

  深档函〔2017〕171号

各有关单位:

  为推动落实《深圳市城市建设档案管理规定》(深圳市人民政府第283号令,以下简称《规定》),我局于8月至9月对2016年6月—2017年6月期间取得《深圳市建设工程档案专项验收备案回执》但未完成竣工档案移交的54个项目的档案专项验收情况进行了行政执法检查。

  此次检查采取自查和抽查相结合的方式进行,检查内容包括三个方面:一是档案专项验收程序是否符合要求,是否组建档案专项验收工作的组织架构,项目验收组是否有明确的人员分工;二是专项验收内容是否符合要求,专项验收过程中,项目单位在项目建设过程中是否做到档案管理责任明晰,有关档案资料是否同步归档;三是项目档案的完整性、准确性、规范性。

  8月,市档案局下发了检查通知,要求各建设单位根据要求进行自查并报送自查材料。在此基础上,市档案局根据“双随机”原则抽取了受检单位和检查人员,组成了档案专项验收情况行政执法检查组,于2017年9月上旬,对香蜜体育中心、深圳市龙华新区现代有轨电车示范线工程、市政道路工程(梅康路、梅东二路)、岗厦天元花园(02-1地块)、核电站安全壳内不可接近设备研发和试验中心二期建设工程、深圳大学南校区基础实验楼(三期)等6个项目进行了抽查。

  检查结果表明:多数单位比较重视档案工作,按要求组织了档案专项验收,对照检查通知进行了自查,并报送了自查材料,抽查的6个单位档案专项验收程序均符合要求。其中,深圳市住宅工程管理站、中广核研究院有限公司、深圳市福田区建筑工务局、深圳市龙华区建筑工务局等单位高度重视检查工作,对检查进行了专门部署。深圳市龙华区建筑工务局在档案专项验收前,专门举办了工程档案专题培训班,对参建单位档案人员进行集中培训,大大强化了档案人员档案意识,增强了专业知识。深圳市住宅工程管理站将工程档案工作作为单位一项重点工作来抓,利用“深圳市建筑工务署工程档案数据管理平台”对工程管理、建设过程进行全程监管,还将工程档案工作纳入合同管理,对人员配备、档案移交等进行专门考核和管控,对保证工程档案的完整、准确和按时移交起到了较好的作用。

  此次检查也发现部分单位对检查工作不重视,个别单位未按要求开展自查,有20个单位未报送自查书面材料。检查中发现最突出的问题有:1、建设单位职责履行不到位,监管不力,分部分项划分与工程施工实际不符,部分专业工程文件未按时归档;2、个别项目管理制度不健全,未将工程档案的形成归档、移交纳入相关人员岗位职责和合同管理,没有有效的措施确保工程档案工作与工程建设同步,档案管理比较混乱;3、部分建设单位“重实体,轻档案”,文件签署不及时较为普遍,项目档案不完整。随后,我局根据抽查单位存在问题分别发出了整改意见书,要求各抽查单位根据要求认真进行整改。

  我局希望各有关单位高度重视并按要求做好工程档案专项验收工作,把它作为对各参建单位档案工作进行监管的重要手段,进一步强化工程档案领导责任制和档案人员岗位责任制,确保工程文件形成归档与工程建设同步,确保档案的完整、准确与按时移交。此次未提交自查情况报告的,要求于11月20日前向我局补交;逾期不交的,我局将列为重点监管对象;对发现不按时移交工程档案及其他违法行为的,将依法予以严肃查处。

  附件:未提交自查情况报告的项目及建设单位名单

  深圳市档案局

  2017年10月25日

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