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深圳市档案局关于印发《档案管理有关业务问题统一口径意见(2017)》的通知
发布时间: 2017-10-18 信息来源: 市档案局  [内容纠错]

各新区管委会、市属各单位、各区档案局(馆):

  为进一步规范我市档案管理业务工作,统一业务问题口径,我局根据国家有关规定并结合我市实际起草了《档案管理有关业务问题统一口径意见(2017)》,现印发给你们,请遵照执行。此前文件中如有与此件规定不一致的地方,以此件为准。各单位在执行过程中如有疑问,请及时与市档案局监督指导处联系,联系电话:88125430。

  附件:档案管理有关业务问题统一口径意见(2017)

  深圳市档案局

  2017年10月16日

  附件

  档案管理有关业务问题统一口径意见(2017)

  一、关于档案保管期限的设置

  根据国家和广东省有关规定,现将各单位各类档案保管期限的划分统一如下:

  (一)党群工作、行政管理、业务管理档案:根据《机关文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第8号令)的规定,2006年以前保管期限设为永久、长期、短期,2006年(含)以后保管期限设为永久、30年、10年。

  (二)基建档案、设备仪器档案:保管期限仍设为永久、长期、短期。

  (三)会计档案:根据《会计档案管理办法》(国家财政部、国家档案局第79号令)的规定,2016年(含)以后的保管期限设为:

  1.会计凭证为30年;

  2.会计账簿为30年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年;

  3.会计报告:年报为永久,日报、月报、季度报告为10年;

  4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表为10年,会计档案移交清册为30年,会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书为永久。

  (四)声像档案、实物档案:保管期限仍设为永久、长期、短期。

  (五)各类业务档案:如国家有相关规定的,按规定执行;没有规定的,统一设为永久、长期、短期。

  请各单位根据上述口径,及时修订本单位的档案分类方案,并在整理档案时按上述口径执行。

  二、关于行政许可档案和行政处罚档案的整理

  (一)各单位形成的行政许可档案,可根据实际情况选择按卷或件整理。卷内或件内档案材料排列时,一般情况下,结论性材料排列在前,其它材料依工作流程顺序排列在后。如行业主管部门有相关规定的,从其规定。

  (二)各单位形成的行政处罚档案,根据我市相关规定,应按卷整理,卷内材料的排列要求同上。

  三、关于密件的标识

  为确保密件的安全,各单位在移交档案进馆时除按《综合档案管理有关业务问题统一口径意见(2016)》(深档字〔2016〕103号,以下简称《统一口径(2016)》)的要求填写《移交涉密档案解密审核意见表》以外,还应做到:

  (一)将表内所列的已解密密件的审核意见著录在归档文件目录的备注栏,未解密的无需著录。

  (二)根据《国家秘密定密管理暂行规定》(国家保密局令2014年第1号)第三十四条和我市相关规定,应在已解密文件的原国家秘密标识附近加盖国家秘密解除专用章,专用章格式(具体尺寸规格可根据实际自行设定)如下:

国家秘密解除专用章

 解密时间

 定密责任人

 解密方式

□内部 □依申请公开 □主动公开

    四、关于归档文件目录格式

  《统一口径(2016)》要求从整理2016年归档文件时使用新的归档文件目录格式,即在原来的归档文件目录上增加密级栏。为此,我局对深圳市立档单位档案管理系统进行了升级,各单位可于附件下载升级包自行安装,也可登录“深圳档案信息网”通知公告栏下载,安装成功后在系统报表栏选择“归档文件目录2016”即可打印新的归档文件目录。

  五、其他事项

  本统一口径是《综合档案管理有关业务问题统一口径意见(2013)》(深档字〔2013〕20号)、《统一口径(2016)》的补充,请各单位结合执行。

  附件:深圳市立档单位档案管理系统2017升级包

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