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深圳市档案局档案信息化发展“十三五”规划中期工作进展情况
发布时间: 2018-09-03 信息来源: 深圳市档案局门户网站  [内容纠错]

  一、加强顶层设计,统筹推进全市档案信息化建设

  为积极配合全市信息化发展规划部署,2017年3月我局印发了《深圳市档案信息化发展“十三五”规划》(深档函[2017]23号),对“十三五”期间全市档案信息化工作进行统筹安排,明确了全市档案信息化发展目标。

  二、加强档案信息化工作组织架构建设

  加强档案信息化工作的组织领导,2017年成立了深圳市档案局档案信息化工作领导小组,负责组织落实国家和省有关档案信息化工作的方针政策,统筹协调各区(新区)、各市直单位档案信息化工作,研究解决档案信息化工作重大问题,审定档案信息化工作发展规划和实施方案,制定我市有关档案信息化工作的法规、标准、制度。

  三、加强深圳市文件档案平台数据库系统建设

  (一)建设目标

  文件档案平台数据库的建设目标是依托深圳市机关专网和信息安全基础设施,在确保文件档案真实性、完整性、有效性的基础下,实现机关电子文件档案的集中管理与共享服务,主要包括以下几个方面:

  1.规范我市政府机关电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁、归档及捕获等文件管理的过程,确保电子文件始终处于受控状态,以使其来源可靠、完整无缺、未被非法更改,从而具有法定效力;并建立文件档案信息资源采集、共享、利用与安全评估监督体系,确保信息共享安全。

  2.规范全市机关文件/档案信息采集流程、方式与数据交换及存储格式,并支撑全市政府机关电子文件与档案向是文档服务中心或市档案馆的移交与归档;

  3.支持全市政府机关电子文件/档案在确保信息安全与保密环境下的集中管理,以满足机关对电子文件与档案的利用需求;

  4.按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定,提供公开政府信息的利用,建立我市政府公开信息的统一采集与集中管理机制,为广大市民提供信息量最大、最集中、最全面的政府公开信息的查询、利用与服务平台。

  (二)系统功能

  本项目建设覆盖文件全生命周期(除形成阶段)的电子文件档案管理系统平台,实现各立档单位OA/业务系统流转完毕的电子文件/ 档案全流程、集约化管理(包括三个阶段:机构电子文件集中管理、全市电子文件集中管理、全市电子档案集中管理)。

  1.建设全市统一的机构电子文件管理系统和电子文件采集接口,在全市档案移交进馆单位推广使用,解决立档单位业务系统电子文件归档、管理和移交问题,规范各单位电子文件管理流程;

  2.建设文件集中管理系统供文档服务中心使用,对各单位移交的办理完毕的电子文件进行“收、管、用”全流程管理,实现全市电子文件和政府公开信息集中收集、管理和共享利用;

  3.建设覆盖市、区(新区)两级档案馆的数字档案馆系统,对各类电子档案进行“收、管、用”全流程管理,实现市、区两级各种类别、各种载体档案信息资源集中收集、管理、长期保存和共享利用;

  4.建设全市文件、档案信息资源共享平台,实现各类文件、档案信息资源共享和分层分级利用;

  5.建设文件档案在线监督指导系统,实现对各形成单位进行在线业务指导、业务咨询、业务检查及数据质量检查等功能;

  6.建设档案馆设备智能管理平台,以计算机网络、智能设备为基础,软件为核心,以楼层平面图为载体,以物联网技术为纽带,整合档案中心楼宇及库房相关的智能化设备,实现设备集中综合管理,并与数字档案馆系统无缝连接,为库存资源提供全生命周期的管理。

  (三)“十三五”期间项目进展情况

  2015年5月,标准与规范编制子项开始实施,2016年完成子项阶段性验收。系统开发及集成子项于2017年7月完成招标,8月开始建设,2018年3月完成大数据高性能服务器、超融合一体机、桌面云一体机(办公桌面云升级)、海量存储服务器、交换机和软件支撑及系统辅助中间件六个子项采购。截至2018年6月底,按照《数字档案馆建设系统测试办法》、《电子档案管理系统基本功能规定》等要求完成了机构电子文件管理系统、电子文件集中管理系统和数字档案馆系统建设,软硬件支撑设备已到位,大数据平台已搭建,集成平台数据开始迁移,目前正在与市政府政务办公系统对接电子文件在线归档功能。预计2018年底前完成“深圳市文件档案平台数据库”建设部署,实现市直机关档案信息资源共享,2019年建成档案中心智能设备集成管理平台,实现市、区两级档案信息资源共享。

  四、加强深圳市档案民生服务平台建设

  2017年,深圳市档案局推出了深圳市档案民生实事服务系统平台,该平台入选成为深圳市2017年市政府民生实事工作之一。目前该平台软件已建设完成,硬件正在搭建中,计划2018年完成系统等级保护测评后正式上线运行。该平台主要包括四个子系统:

  (一)城建档案在线指导系统:实现市档案局与市有关部门的线上对接,自动获取数据,建立监督对象项目库;档案局在项目建设过程中按指导方案自动或手动触发,对建设单位进行监督指导,形成智能化在线监督指导体系。

  (二)城建档案移交系统:实现档案专项验收备案网上办理及城建档案移交在线审核及预约,减少建设单位跑动次数。

  (三)城建档案整理系统:市档案局免费提供给建设单位使用的城建档案管理工具,建设单位可利用该系统进行档案归档、整理,并对参建单位工作进行检查指导,按规范要求做好专项验收移交准备。

  (四)预约查档系统:预约查档系统是基于微信公众号打造的全市性民生档案查询便民服务平台。申请人通过手机操作即可办理民生档案的网上查询和利用预约,按预约时间前往档案馆(室)利用档案,从而减少来回跑腿,避开查档高峰,缩短现场利用等候时间

  五、加快推进传统档案数字化

  按照“存量数字化,增量电子化”的战略,继续推动传统载体档案数字化工作。在继续做好纸质档案数字化工作的同时,积极开展传统照片(胶片)、模拟信号的录音录像等传统载体档案的数字化。截至2018年6月底,我馆照片档案(96480张)已实现100%数字化;完成录音带数字化(407盘);录像带数字化(688盘),计划2019年完成馆藏全部录音录像档案数字化。

  六、建立和完善档案电子数据备份制度

  2017年4月20日,我局印发《深圳市各区(新区)档案电子数据备份暂行办法》(深档办函[2017]1号),规范了档案电子数据的备份范围、方式、流程等,统筹推进了市、区两级综合档案馆及宝安、龙岗区城建档案室重要档案异地异质备份工作。

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