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深圳市档案信息化发展“十三五”规划
发布时间: 2017-05-03 信息来源: 深圳市档案局门户网站  [内容纠错]

  深圳市档案信息化发展“十三五”规划

  为深入推进深圳市档案信息化发展,以信息化推动深圳市档案事业发展,加快“三个体系”建设,为深圳市创建新型智慧城市标杆市,建设现代化国际化创新型城市作出应有贡献,依据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》、《广东省档案事业发展“十三五”规划》、《深圳市档案事业发展“十三五”规划》和《深圳市信息化发展“十三五”规划》等,结合我市档案信息化发展实际,编制本规划。

  一、发展基础和面临形势

  (一)发展基础

  “十二五”期间,深圳市各级档案部门全面加强档案信息化建设,认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发[2014]15号)和中共广东省委办公厅、广东省人民政府《关于加强和改进新形势下我省档案工作的意见》(粤委办[2015]11号)要求,努力探索档案信息化建设与电子政务建设相结合的有效途径,信息化水平明显提高,在加强档案资源管理、提升档案资源公共服务水平、促进档案事业协调发展等方面发挥了重要作用。

  1.档案信息化基础设施建设进一步加强。2015年3月,档案中心机房正式投入使用,总体面积约611平方米,市档案馆机房环境和安全得到了改善和加强,基本完成了物理隔离的局域网、政务网、互联网三个网络平台的建设与接入,服务器、终端机等信息化设备逐年增加和更新,搭建了三级(在线、近线、离线)安全性冗余存储系统;市档案馆“深圳市文件档案平台数据库”项目建设取得进展,完成概念设计、配套标准规范编制和详细设计工作;市文档服务中心开发了计算机辅助文件价值鉴定系统;罗湖区档案馆开发了罗湖区档案管理信息系统,并于2013年在罗湖区协同办公系统上开发了档案管理“归档管理”模块,二者实现了无缝对接,确保所有电子文件及相关元数据的在线即时归档及与系统的数据对接;盐田区档案馆升级完善了档案管理系统,增加了全文检索功能,数据批量挂接上传修改、门类数据等功能。

  2.档案数字资源建设持续推进。市档案馆实现馆藏综合档案目录数据100%数字化,并在数字化过程中补充完善城建档案文件级目录;各区档案馆均实现馆藏档案目录数据100%数字化。全市各级档案部门以“存量数字化、增量电子化”为目标,全面推进档案数字化工作,“十二五”期间市档案馆完成综合档案数字化约701.7万页、城建档案数字化约258.5万页,同时对部分重点全宗约112.7万页档案进行了缩微数字化;各区档案馆共完成馆藏档案数字化约791.1万页。全市各级档案部门开始着手电子文件的接收工作,市文档服务中心在市政府办公厅和市市场监管委等单位开展电子公文的接收试点工作;罗湖区档案馆实现了电子文件在线即时归档,并将2015年以前已归档的电子文件导入档案管理系统,共6.1万件;盐田区档案馆接收区委区政府办公室电子文件4035件;宝安区档案馆接收原生电子档案6137件。市档案馆 “十二五”期间整理归档照片48255张,馆藏照片档案已实现100%数字化。

  3.档案信息服务全面展开。我市各级档案部门依托局域网、政务网、互联网和移动平台,开展档案信息服务。服务平台呈现多样化趋势,市档案馆通过馆藏档案集成平台和城建档案管理系统提供档案信息查阅利用服务,在门户网站上提供开放档案目录查询服务,通过政务内网提供我市地下管线信息的查询利用服务;信息服务实现远程化,2013年3月市档案馆加入了“广东跨馆档案查阅利用系统”,实现了“就地查询,跨馆出证”的服务方式,2012年6月深莞惠政府公开信息查阅中心网站开通,深圳、东莞、惠州三地市民和各类机构足不出户就可以便捷查询三地信息;服务内容民生化,市档案馆建立了涉外婚姻档案、招调工档案、公证档案等专题档案目录,为市民提供民生服务;档案服务电子化,市档案馆将已数字化档案原件全部封存,使用档案数字化副本提供利用,大大提高了办事效率,也有效地保护了档案原件。

  4.档案信息安全保障体系建设不断加强。市档案馆严格实行内外网隔离和内网不涉密制度,以及涉密档案不出库、不扫描原则,涉密档案条目单独管理;完成了全部信息系统的等级保护定级备案工作,每年进行一次等级保护安全测评;实行网站系统标准化管理,委托市电子政务资源中心的管理平台进行管理、维护和数据备份;成立信息安全工作小组,在局内定期开展信息安全检查,每年定期对全体干部职工进行信息安全教育培训;采用在线、近线、离线等方式,对档案数据进行日常备份、远程容灾备份和异质异地备份,对于一些重要全宗的数据,使用缩微胶片进行异质备份,与青岛市档案馆互为异地备份基地,两年一次以磁带备份的方式确保档案数据安全;严格落实数字化加工安全保密措施,严格执行数字化加工管理制度。

  各区档案馆也强化了信息安全保障机制,有效加强档案信息安全。福田区档案馆建立了档案信息数据系统安全保密机制,定期进行系统升级和杀毒清查;罗湖区档案馆将服务器存放在区信息中心专用机房,由信息中心负责定期检修和维护;南山区档案馆对档案信息数据库专用电脑进行物理隔离,并定期备份;盐田区档案馆每周定期对信息数据进行备份;宝安区档案馆建设独立档案信息内网,与互联网物理隔离;龙岗区档案馆规范上网信息审查流程,完善电子数据备份系统;各区档案馆将本馆重要档案数据以光盘形式在市档案馆进行异地备份。

  (二)面临形势

  当前,我国经济社会发展进入新常态,“四个全面”战略布局和信息技术不断发展,对档案信息化建设发展提出了新的要求:开放政府和电子政务的推进,将档案信息推到政府治理和公共服务的重要位置;信息技术的广泛应用,使电子文件和电子档案数量快速增长;档案信息化与互联网利用成为发展趋势;云计算、大数据和移动网络技术的发展,给信息安全、隐私保护和数字记忆留存带来挑战。

  “十二五”时期,我市档案信息化建设取得一定成绩,但也面临一些问题,一是全市档案信息化建设缺乏统筹规划,跟不上信息化发展步伐;二是数字档案馆(室)建设进程缓慢,不能满足日益增长的电子文件和电子档案的管理需求;三是档案部门缺乏既熟悉档案业务知识,又精通信息化技术的复合型人才。

  二、指导思想和主要目标

  (一)指导思想

  全面贯彻党的十八大和十八届历次全会精神,深入贯彻习近平总书记系列重要讲话和对深圳工作的重要批示精神,紧紧围绕新型智慧城市标杆市的建设目标,以信息化平台为基础,以数字资源为核心,以信息服务为优先,以信息安全为保障,基本形成全市档案信息化建设协调发展机制,为深入推进“三个体系”建设,为深圳市档案事业发展和深圳市建设现代化国际化创新型城市作出应有贡献。

  (二)发展目标

  ——档案信息化基础设施进一步完善。市、区档案馆建成达到国家标准的档案机房;建成覆盖市、区两级的数字档案馆;建成全市文件、档案信息资源共享平台和城建档案信息共享平台。

  ——档案数字资源体系进一步健全。贯彻落实“存量数字化、增量电子化”战略,继续推动传统载体档案数字化,重点突出民生档案和利用频繁的专门档案等数字档案资源建设;全面开展电子文件归档与电子档案移交接收工作,出台《深圳市电子文件和电子档案管理办法》,实现电子文件和电子档案的规范化、标准化管理。

  ——数字档案利用服务进一步加强。档案数字资源整合共享程度明显提高,档案利用服务以数字档案利用为主,档案利用服务更加便捷普惠;网站、移动平台上的档案利用服务更加丰富、便捷,档案馆公共服务水平显著提升。

  ——档案信息安全保障体系进一步强化。市、区综合档案馆建成电子文件(档案)备份中心,档案信息应急、灾备机制更加完善;档案信息系统与档案网站安全保护水平进一步提高;涉密数字档案资源管理更加规范、安全。

  ——档案信息化对档案事业发展的支撑能力进一步提升。市、区档案馆,机关、企事业单位档案室信息化建设水平显著提高,为推动全市档案事业的发展提供强有力的支撑。

  三、主要任务

  (一)档案信息化基础设施建设

  1.加强档案机房建设。全市各级档案部门根据《电子信息系统机房设计规范》和《电子信息系统机房施工及验收规范》的要求,按照国家有关信息系统安全等级保护和分级保护的规定,建设档案机房。各区档案馆在新馆设计和施工过程中要对机房建设提出具体需求,确保新建机房可满足档案信息化工作正常开展。涉密档案机房的建设要符合国家保密部门的相关规定。

  2.加强网络、信息化设施建设。市、区档案部门继续推进局域网、政务网、互联网的“三网”平台建设与接入,并严格实行物理隔离;按照档案信息化发展需求更新网络设备和信息化设备,达到设备冗余;市档案局按照国务院印发的《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》和国家档案局与国家电子政务内网管理和协调领导小组办公室联合印发的《关于开展全国档案业务管理系统联网工作的通知》,完成国家电子政务内网接入工作,接入国家档案局门户网站的 “全国档案系统政务服务平台”,把能够公开上网的政务工作全部在网上进行。

  3.加强数字档案管理平台建设。市档案馆全面推进文件档案平台数据库项目的建设,与深圳智能政务办公系统做好衔接,建成覆盖文件全生命周期的电子文件档案管理系统平台,解决各单位业务系统电子文件归档、管理和移交问题,实现全市电子文件和政府公开信息集中收集、管理和共享利用,实现市、区两级各种类别、各种载体电子档案集中收集、管理、长期保存和共享利用,建立全市文件、档案信息资源共享平台,实现各类文件、档案资源共享和分层分级利用。市、区档案局加强档案行政管理平台建设,推进网上办事和预约服务,在线监督和指导系统平台建设。

  4.加快数字档案馆(室)建设。市、区档案馆根据国家档案局2010年发布的《数字档案馆建设指南》、2014年印发的《数字档案馆系统测试办法》,开展数字档案馆建设,市档案馆、盐田区档案馆通过国家级数字档案馆测试,其它区馆初步建成数字档案馆。市直机关根据国家档案局2014年印发的《数字档案室建设指南》、2016年印发的《数字档案室建设评价办法》开展数字档案室建设,市档案局指导和规范市直机关数字档案室建设,至少5个市直机关通过国家数字档案室评价。

  5.推进市区城建档案信息化平台建设。统一市、区两级城建档案管理机构业务系统,建设全市城建档案业务办理网络,实现对工程项目档案工作的网上监管和指导,实现市、区城建档案目录信息和电子数据的共享;制定城建档案信息数据规范和数据交换格式,依托地下管线综合信息系统,实现地下管线工程信息和档案信息的共享。

  6.推进市区智能档案馆(库)建设。市档案馆要对档案中心温湿度控制、安防消防、门禁监控、声控灯控等楼宇及库房相关智能化设备进行集中综合管理,建设智能管理平台,实现与数字档案馆系统的无缝连接,提升档案中心综合管理水平。各区档案馆新建或改建、扩建档案馆(库)时,要统筹考虑智能档案馆(库)的建设,以智能楼宇、物联网和档案保管利用等信息化设备为基础,实现档案馆日常管理的自动化和标准化,力争一步到位建成智能档案馆(库)。

  (二)数字档案资源建设

  7.加快推进传统档案数字化。按照“存量数字化,增量电子化”的战略,继续推动传统载体档案数字化工作,市、综合档案馆馆藏文书档案达到100%数字化,涉及民生、利用频繁的专门档案全部数字化,区综合档案馆馆藏各类档案达到100%数字化;分阶段、分步骤推进城建档案数字化,其中,市城建档案馆完成重要城建档案的数字化并全面开展增量档案的数字化工作,宝安、龙岗区城建档案室室藏项目管理档案及竣工图纸全部数字化;积极探索利用OCR字符识别等技术对档案数字化图像进行全文识别后形成文本文件,为全文检索和档案资源的大数据挖掘利用打好基础;市、区档案馆积极开展传统照片(胶片)、模拟信号的录音录像等传统载体档案的数字化,达到100%数字化。

  8.推进电子文件归档与电子档案接收和采集。市档案馆规范全市电子文件与电子档案管理,依托深圳市文件档案平台数据库系统,从2018年起,加强对市直机关电子文件收集、整理、归档和电子档案保管、鉴定、利用等工作的指导,全面开展电子文件、电子档案接收工作,做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆,实现市、区综合档案馆进馆范围内电子文件档案100%接收;市属和区属国有企业按照《企业电子文件归档与电子档案管理指南》的要求,做好电子文件与电子档案管理,市、区档案局加强企业电子文件归档与电子档案管理工作指导;市档案馆加强网上办事大厅等电子政务服务系统数字资源的归档、接收、管理,积极探索政府网站网页、社交媒体信息归档等工作的开展,丰富馆藏数字档案资源;市城建档案馆和宝安、龙岗区城建档案室全面开展城建电子档案的接收工作,逐步实现纸质档案和电子档案同步接收;市、区档案馆积极开展电视新闻、市容市貌、风土人情等录音录像数字档案资源的采集工作,补充馆藏数字档案资源。

  (三)数字档案利用服务体系建设

  9.完善档案信息查阅服务平台建设。市、区档案馆通过贯彻《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》,建成资源丰富、功能齐全、运行安全、服务有效的数字档案馆档案管理和利用平台。市属、区属机关、企事业单位通过贯彻《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》和《企业电子文件归档与电子档案管理指南》,建成室藏资源丰富、检索查询便捷的档案管理和利用平台。市、区档案馆完善跨馆查阅系统,开展远程利用和跨馆出证,最大程度地满足群众的需要。市档案馆优化深圳档案信息网,完善开放档案信息、政府公开信息公共服务平台,利用网站发布内容丰富、载体多样的档案信息,全面推进各区档案网站建设,逐步建成市、区档案部门上下联动、服务便捷的档案网站群,构建档案信息资源共建共享平台。市、区档案馆积极利用微信公众号服务、政务微博等档案信息利用服务新平台,及时主动地推送历史文化、风土人情等方面的公开档案,提供具有地方特色的档案服务,形成档案信息网站、微信公众号、政务微博等多平台的联动机制,利用技术手段实现同步更新。

  (四)档案信息安全保障体系建设

  10.强化档案电子数据的安全备份和管理。建立和完善档案电子数据备份制度和数据迁移制度,市、区档案馆和宝安、龙岗区城建档案室在做好数据日常备份的基础上,全面开展重要档案的异质异地备份工作。依托市文件档案平台数据库系统和全省档案异质异地联合备份平台,积极开展市直机关、企事业单位、社会组织的重要档案异质异地备份保管工作,全面实现全市重要档案异质异地备份。市档案馆应用缩微技术和二维码技术对档案目录数据进行缩微胶片异质备份,解决档案目录数据长期安全保存和快速恢复重建的问题。市档案馆积极开展档案数字化图像转换缩微胶片工作,对数字化图像进行异质备份。

  11.提高档案信息系统与档案网站安全保护水平。贯彻落实《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》、《档案信息系统安全保护基本要求》,推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作,完成市、区综合档案馆所有档案信息系统的定级、备案和首次测评,确保档案信息系统的物理安全、网络安全、主机安全、应用安全和数据安全,涉密信息系统需经同级保密行政管理部门审批后,方可投入使用。建立档案信息容灾系统和灾难恢复机制,落实信息网络安全技术和管理措施。加强档案网站的日常监控和防护,及时堵塞安全漏洞,防范外来入侵攻击,严格执行上网信息审查审批制度。

  12.加强涉密数字档案资源的安全管理。市、区档案馆,市属、区属机关、企事业单位严格执行涉密档案不出库、不扫描的原则,按照国家保密要求,确保涉密数字档案资源只能保存在涉密网络及信息系统中,严禁非密网络及信息系统保存涉密数字档案资源。涉密网络及信息系统的建设与管理要符合国家保密部门分级保护要求。涉密档案信息设备的采购、使用、维修、销毁要符合国家保密部门的相关要求。

  13.加强档案数字化外包安全管理。贯彻落实国家档案局2014年印发的《档案数字化外包安全管理规范》规定,加强对档案数字化服务机构,数字化场所,数字化加工设备、网络环境、数据载体,档案实体及数字化成果移交接收、设备处理的安全管理,建设独立的档案数字化加工系统,确保档案数字化过程中档案实体与档案信息安全。

  四、保障措施

  (一)组织实施

  各区各部门、各有关单位要高度重视档案信息化工作,切实加强组织领导,将其纳入经济社会发展规划,对档案信息化工作进行统筹安排,要细化落实本规划提出的主要任务,配备必要人员编制,确保资金投入。市档案局要进一步理顺档案信息化工作机制,成立全市档案信息化工作领导小组,强化内部协调、优化资源配置,各级档案部门积极融入全市信息化领导协调机制,使全市档案信息化工作同步规划、同步实施、同步发展。

  (二)标准建设

  研究国内、外信息化相关标准和规范,结合深圳市档案工作实际,围绕数字档案馆(室)建设、电子文件归档和电子文件管理、档案数据的共享与交换格式、档案信息安全等工作,组织档案工作者或与有关方面合作,制订档案信息化相关标准和规范,为档案信息化工作开展提供重要保障。

  (三)科技支撑

  充分发挥档案学术团体和专家学者的作用,支持企业、社会组织开展档案学术研究和活动,对信息化环境下的档案工作进行广泛、深入的研究,为推动档案事业创新发展提供科技支撑。

  (四)人才培养

  着力加强档案信息化队伍建设,建立有效的档案信息化人才队伍引进和培养机制,引进信息化专业人才,培养精通档案业务和信息化技术的复合型人才,充实档案信息化建设专业力量,为深圳市档案信息化发展提供人才支撑。

  

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