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档案的整理
发布时间: 2014-05-30 信息来源: 深圳档案信息网  [内容纠错]

  1.什么是全宗?全宗有哪几种类型?

  全宗是一个独立的国家机构、社会组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

  我国档案全宗的类型,主要包括以下几种:

  按形成全宗的单位和全宗内容的性质,分为组织全宗和人物全宗;

  按全宗的范围和构成方式,分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集四种。

  2.什么是立档单位?构成立档单位的条件有哪些?

  立档单位是与全宗相对而言的,其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。构成立档单位的条件有:

  (1)可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文。

  (2)设有会计的单位或经济核算的单位,自己可以编造预算或财务计划;

  (3)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

  3.如何划分全宗?

  (1)凡是新成立的并具有一定独立性的机关,就是新的立档单位,它的档案构成新的全宗。

  (2)凡属下列情形,均非机关基本职能的根本变化:机关职能与工作范围的扩大或缩小,机关内部组织机构的调整,机关工作地点的变更,机关名称的变更、领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。

  (3)临时机构一般不单独建立全宗,其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全面性的任务,为期比较长的,应建立单独全宗。

  (4)如果两个机关合署办公,而文件是分别处理的,它们所形成的档案,应该分别构成全宗。

  4.档案整理工作的内容包括哪些?

  区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位(一般是立卷)、案卷的排列和案卷目录的编制。

  5.档案整理工作的原则是什么?

  (1)档案的整理应该充分利用原有的整理基础;

  (2)档案的整理必须保持文件之间的有机联系;

  (3)档案的整理必须便于保管和利用。

  6.全宗内档案分类的要求有哪些?

  (1)客观性要求。分类必须遵循档案自然形成的规律,从全宗成分的实际出发进行分类。

  (2)逻辑性要求。全宗内的档案的分类必须遵守每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则。

  (3)适用性要求。

  (4)思想性要求。

  7.全宗内档案分类的一般标准是什么?

  (1)时间标准。按文件的产生时间标准分类,其具体形式主要有两种:年度分类标准、时期分类标准。

  (2)来源标准。按文件的来源标准分类,其具体形式有三种:组织机构分类标准、作者分类标准、通讯者分类标准。

  (3)内容标准。按文件的内容标准分类,其具体形式有三种:问题(主题、职能)分类标准、实物分类标准、地理(或地域)分类标准。

  (4)形式标准。按文件的形式标准分类,其具体形式主要有三种:按文件种类(名称)分类、按文件的载体形态分类、按文件的形状规格分类。

  8. 如何整理积存档案和零散档案?

  (1)编制整理工作方案;

  (2)编写立档单位和全宗历史考证;

  (3)零散文件的整理程序:

  ①区分全宗;②全宗内档案的分类(分类中补充区分全宗);③初步立卷,拟写标题草稿;④类内案卷的初步排列;⑤调整案卷,修改标题,系统排列案卷内的文件,确定案卷的起止日期;⑥案卷的加工整理:案卷内文件编号,填写卷内文件目录和卷末备考表,卷内文件技术修整,填写案卷封面,案卷装封等;⑦确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号;⑧编制案卷目录。

  9.档号的含义:

  档号是档案实体管理编号的总称,它包括全宗号、案卷目录、类别号、项目号、案卷号、件号、页(张)号等。

  10.档号的编制原则:

  唯一性、合理性、稳定性、简明性。

  11.档号的结构有哪几种?

  (1)全宗号—目录号—案卷号—件号。

  (2)全宗号—分类号—案卷号—件号。

  (3)全宗号—年度—保管期限—件号。

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