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文件集中管理业务问答
发布时间: 2013-04-28 信息来源: 市档案局  [内容纠错]

  一、文档服务中心的主要职能是什么?

  统一接收、保管市直机关和事业单位文件(包括电子文件);对接收的文件进行分类、整理、鉴定、数字化处理、数据标准转换;为文件形成单位提供利用;为企事业单位、其他社会组织、公众提供已公开政府信息和文件利用;处置不需要继续保存的文件;向档案馆移交作为国家档案保存的文件;协助市档案局对市直机关和事业单位做好文件质量、标准的前端控制。

  二、文件的接收程序?

  (一)文档服务中心年初制订文件年度接收计划,并向文件移交单位发送年度接收通知。

  (二)依据《深圳市市属机关文件整理和移交规范》(试行)要求,文档服务中心工作人员到各单位对文件的整理情况进行核查。核查的具体内容:

  1、电子文件信息内容与实体文件是否一致;

  2、文件的完整性;

  3、文件的签署质量;

  4、文件的整理是否符合移交要求;

  5、文件的数量与移交清册是否对应。

  (三)文件移交单位向文档服务中心移交文件,并同步移交电子文件。

  (四)文档服务中心核对清点无误后,与文件移交单位办理相关手续。

  三、如何查阅利用文件?

  (一)文档服务中心集中管理的文件,原则上只为文件移交单位提供查询利用服务。

  (二)文件移交单位工作人员可凭单位介绍信及本人身份证、工作证利用本单位的文件。

  (三)非涉密文件的查询利用可通过政务内网,登陆“文件智能查询系统”查询利用本单位移交的文件。尚未数字化的文件,移交单位文件管理工作人员可来电告知,市档案馆通过即时扫描传输或传真的方式提供利用。

  (四) 利用本单位移交的涉密文件,需提供经移交单位分管领导签名批准的介绍信和本人身份证方可利用。

  (五)为便于准确查找,利用者需向文档中心工作人员提供所需查询的文件标题、文号、发文机关、形成时间等相关信息,并填写《现行文件利用登记表》。

  (六)文档中心工作人员根据利用者提供的信息进行检索,对检索利用的文件经核对后打印或复印,并在打印或复印件中加盖文件查询章和签字;

  利用并复印涉密文件,利用单位应在规定的期限内将该复印件归还文档中心。

  其他单位如需查询利用非本单位移交的文件,必须提供文件移交单位批准利用的公函、利用单位的介绍信以及利用者的身份证件方可利用。

  (七)利用文件时,不得在文件上加注、勾画、折叠、污损或涂改,未经许可不得复制、摘录、拍摄。

  (八)查询利用文件时间:

  工作日 上午9:00-12:00;下午 14:00-17:45

  (九)查询利用文件地点及电话:

  深圳市福中三路市民中心红塔8楼803室

  查询电话:88128427

  投诉电话:88125337

  传   真:88101745

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